Se você é responsável pelas atividades de compra de uma empresa, já deve ter se deparado com questões a respeito do famoso custo-benefício. É comum o engano de entender esse termo como sinônimo de “menor preço”, mas, saiba que isso pode trazer prejuízos e outros problemas sérios ao negócio.

Nos tópicos a seguir, você poderá compreender melhor esse que é um grande desafio do setor de compras: a busca pelo melhor custo-benefício. Através de uma breve apresentação e de dicas simples, iremos te ajudar a evitar prejuízos e otimizar os ganhos da sua empresa. Vamos lá?

O que é custo-benefício?

Entender o que significa esse termo é fundamental para que se possa aplicá-lo na prática. Sem essa compreensão, o responsável pelas compras corre o risco de aplicar de forma pouco estratégica os recursos da empresa.

Em poucas palavras, o custo-benefício é a relação entre os gastos de um investimento e suas possíveis vantagens. O custo x o benefício.

A análise realizada para que se possa definir o custo-benefício envolve diversos fatores, que incluem a avaliação dos benefícios esperados a curto e longo prazo. Ao ponderar a respeito desses fatores, o especialista em compras observa o preço de um produto, mas, não apenas isso. O preço é o valor monetário exigido para a aquisição, o investimento, representando, portanto, apenas uma parte dessa equação.

No tópico a seguir, abordaremos mais profundamente a diferença entre preço e custo-benefício.

Às vezes, “o barato sai caro”

Esse dito popular pode soar reducionista em relação à complexidade do assunto, porém, ele serve para nos lembrar da importância de analisar outros fatores além do preço de um item.

Empresas de áreas como a construção civil, por exemplo, precisam ter muito cuidado com a economia na compra de materiais. É importante, sem dúvida, buscar as melhores oportunidades de compra, avaliar as possibilidades de reduzir gastos através da aquisição de quantidades elevadas de um determinado produto, entre outras estratégias. Mas, nunca se deve priorizar um material ou produto apenas por ele ser o mais barato.

Muitas vezes, a qualidade da matéria-prima e dos processos de fabricação exige um custo que não pode ser diminuído. Nesses casos, a única alternativa seria solicitar itens de qualidade inferior. É o caso de materiais ou estruturas que têm o preço baixo como diferencial, tentando compensar, com isso, a carência de qualidades como resistência, durabilidade, entre outros.

A compra de caixas d’água, por exemplo, requer atenção a esse tipo de problema. Vamos supor que você esteja analisando um produto de qualidade reconhecida no mercado e, depois, encontre outro modelo de qualidade inferior, mas, que custa a metade do preço do primeiro. Caso a durabilidade dessa caixa d’água mais barata também seja inferior, sua compra não compensa de maneira alguma. Ela exigirá, além de sua compra, o gasto com a troca da caixa assim que ela perder a capacidade de atender às necessidades de seus usuários. Isso sem contar eventuais necessidades de reparos e reformas na estrutura que podem ser ocasionados por vazamentos ou outras falhas.

Em resumo, muitas vezes a compra de um item mais barato pode ser menos econômica no fim das contas, por gerar outros gastos que não estavam previstos no seu orçamento.

Tomamos como exemplo o setor da construção civil pois, nele, é notável a necessidade de se prezar por outros fatores além do custo dos materiais, produtos e estruturas utilizados. Uma edificação composta por elementos de má qualidade pode não apresentar o nível de segurança exigido, fazendo com que a construtora esteja vulnerável às penalidades legais aplicadas sobre esses casos. E, em circunstâncias piores, o baixo nível de segurança de uma obra pode colocar em risco a vida dos profissionais que trabalham na construção ou, posteriormente, das pessoas que frequentarão ou habitarão o imóvel. Nenhuma economia vale esse risco, não é mesmo?

E como analisar o que é, de fato, um bom custo-benefício?

Neste ponto, já deve ter ficado claro que custo-benefício não é o mesmo que preço, sendo o preço apenas um dos fatores a serem analisados para que se possa definir qual oportunidade de compra oferece a melhor relação entre custo e benefício.

Mas, afinal, como fazer essa avaliação de modo mais completo e aprofundado? Como escolher com maior acerto as compras para a empresa em que você atua? Para te ajudar, elencamos os principais critérios a serem observados. Eles são:

• urgência da compra;
• intenção de uso;
• tempo de uso esperado para o produto;
• valor máximo disponível para a aquisição;
• vantagens prioritárias.

A simples observação dessa lista de parâmetros já expande a compreensão a respeito do custo-benefício, não é mesmo? Com a intenção de deixar o assunto ainda mais esclarecido, vamos apresentar e explicar brevemente cada um desses critérios.

A urgência da aquisição é um fator de grande importância nessa análise. A relação entre tempo e dinheiro (“tempo é dinheiro”) sempre faz diferença em assuntos financeiros. Compras que não têm grande urgência podem ser avaliadas com mais calma e dão maior margem para que se espere melhores oportunidades. Agora, no caso da compra de suprimentos ou de materiais a serem usados em breve, por exemplo, essa análise precisa ser feita com maior agilidade. A demora na compra pode inviabilizar a realização de serviços ou fabricação de produtos, gerando uma queda na produtividade e nos lucros da empresa.

Outros fatores que interferem no cálculo são a finalidade para a qual o produto será adquirido e as vantagens prioritárias para o seu negócio. É possível, por exemplo, que a loja de materiais para a qual você trabalhe precise comprar telhas para revendê-las. Nesse caso, a necessidade do seu estoque irá ditar a quantidade e o tipo de telhas a serem solicitadas. Podem ser importantes para você fatores como variedade de tipos, marcas e tamanhos de telha, entre outros fatores. Agora, se você integra o setor de compras de uma construtora, esse mesmo produto pode ser adquirido para a realização de obras. Essa circunstância apresenta outras prioridades e necessidades, como, por exemplo, a quantidade de telhas necessária para cobrir a área a ser construída, o material que oferece a resistência esperada, etc.

Somente em comparação com todos esses fatores é que entre o preço. O custo oferecido é compatível com o orçamento, ou seja, com a verba disponibilizada para essa aquisição? Quais opções permitem a redução do custo sem comprometer os critérios aplicados nas etapas anteriores da análise?

Com essas noções, você pode avaliar quais opções, de fato, têm o melhor custo-benefício para o seu negócio. Seguindo essas dicas, você garante a realização de investimentos mais seguros, ampliando as margens de lucro e até mesmo a qualidade do trabalho realizado pelo negócio.