Fazer uma cotação de compras é uma dor de cabeça para você? Sabemos que comprar produtos de qualidade é importante para toda a cadeia produtiva da empresa, afetando diretamente o consumidor final.
Nesse sentido, existem dicas importantes para que a etapa de fazer a cotação seja assertiva e funcional em sua empresa. Boa leitura!
Qual a importância do setor de compras na empresa?
A cotação de compras nada mais é do que o processo de reunir as informações dos fornecedores, bem como o preço mínimo das mercadorias, prazo de entrega e as formas de pagamento.
Nesse sentido, é importante comparar preços dos fornecedores, se condizem com a estratégia da empresa e como ela vai se posicionar no mercado a partir das compras assertivas.
Dicas para fazer uma cotação de compras eficiente
Sabendo da importância desta etapa, vamos conferir as dicas para a cotação ser eficiente:
Use a tecnologia ao seu favor
Para garantir que a cotação será feita de maneira funcional, é importante utilizar um sistema moderno e prático em que as informações serão inseridas periodicamente, tais como:
- Nome dos fornecedores;
- Periodicidade das compras (mês, ano);
- Relacionar os produtos adquiridos todo mês;
- Receber alertas de preços mais baixos;
- Dados que ajudam a não sair fora do orçamento.
Analisar o perfil dos fornecedores
Sabemos que existem inúmeras empresas no mercado, mas nem todas fornecem um prazo de pagamento bacana e entrega rápida.
Por isso, o melhor a fazer é relacionar todos os fornecedores em potencial que condizem com o perfil da empresa, bem como a localização deles (pois isso influencia no frete) e se há reclamações dos clientes sobre os mesmos.
E as empresas escolhidas para a cotação podem sim ser de outros Estados do país, afinal, muitas delas oferecem frete grátis e descontos exclusivos para a primeira compra.
Estabelecer critérios para a cotação de preços
Encontrou os fornecedores ideais? Agora é hora de estabelecer critérios. Pode ser que em uma lista de dez empresas, apenas três sejam condizentes com a política de compras da sua organização.
Por isso, é importante determinar alguns critérios para selecionar os melhores fornecedores do mercado:
- Há quanto tempo a empresa está no mercado;
- Ela consegue atender à demanda de pedidos;
- Como é o prazo de entrega;
- As formas de pagamento são diversas: Pix, cartão de débito e crédito, à vista ou no boleto;
- Conseguem dar descontos para pagamentos diferenciados (por exemplo, 5% de desconto à vista);
- Seguem valores e princípios sérios;
- Possuem políticas de sustentabilidade.
Parecem ser muitos critérios para analisar, mas é importante se lembrar que a escolha dos fornecedores vai influenciar em toda a cadeia produtiva da empresa, ate mesmo na reputação da mesma.
Portanto, se a empresa estiver associada à outra que não preze pelos mesmos valores, a imagem dela no mercado poderá ser prejudicada.
Determinar um orçamento
O orçamento precisa ser estabelecido com antecedência. O quanto a empresa está disposta a gastar? O que realmente é preciso comprar? Essas são algumas questões que devem ser consideradas para determinar o orçamento para a cotação de compras.
Quais materiais serão necessários
Determinado o orçamento e as prioridades, ficará mais fácil fazer as compras necessárias para a empresa, bem como o que realmente ela irá gastar na produção dos produtos ou para a revenda dos mesmos.
Escolha os três melhores fornecedores
Você pode sim ter uma lista com mais de dez fornecedores, porém tente se ater em um primeiro momento a pelo menos três deles, ou seja, os melhores. Assim, a empresa não perde tempo enviando orçamentos para mais de dez e-mails e esperando a resposta de várias empresas ao mesmo tempo.
É possível mudar de ideia depois e selecionar outros três fornecedores para as compras do próximo mês.
Negociar as formas de pagamento e prazos de entrega
Suponhamos que você já tenha feito as compras e escolheu os melhores fornecedores. Agora, é hora de negociar diretamente as formas de pagamento e prazos de entrega dos produtos.
Se o pedido está dentro do orçamento, não há com o que se preocupar, afinal, a empresa conseguirá pagá-lo sem problemas. Mas, é sempre bom negociar um desconto para a primeira compra e frete grátis, por exemplo.
Se o acordo ficar bom para as partes, então isso significa que você realizou uma excelente cotação de compras! Após o pedido chegar e for atestado que as mercadorias chegaram direitinho, não se esqueça de dar um feedback positivo para o seu fornecedor e marcá-lo como um bom parceiro de negócios.
Caso a experiência seja negativa em algum ponto (mercadorias chegaram fora do prazo ou vieram com alguma avaria), registre o feedback com o fornecedor e cheguem juntos a um acordo para resolver a situação.
Gostou de saber como fazer uma cotação de compras eficiente? Continue acompanhando o nosso blog para mais dicas assim! Conheça também o nosso trabalho e os produtos de qualidade e durabilidade oferecidos pela empresa.
